Как организовать электронный архив в компании?
Переход на электронный документооборот долгое время только «маячил на горизонте», но уже сейчас стал реальностью, правда, с одним существенным «но»: он не предполагает полный отказ от бумажных носителей. При этом все больше компаний все же задумываются о том, чтобы сделать не только классический, привычный бумажный архив, но и современный, электронный.
Что такое электронный архив?
Система электронного архива — это специальная программа, которая обеспечивает хранение документов в электронном виде, а также работу с ними и учет.
Такие программы могут создаваться под каждую конкретную компанию, а могут только адаптироваться под нее. В настоящий момент архивные услуги по созданию электронного архива считаются одними из самых популярных.
Преимущества электронного архива
Цифровой архив открывает перед компанией и ее сотрудниками следующие преимущества:
- постепенный отказ от использования подлинников бумажных документов, а значит, их меньший износ и сниженный риск утраты;
- высокая скорость поиска и работы с бумагами, в том числе с теми, которые физически находятся вне офиса;
- снижение трудозатрат, так как сотруднику не приходится идти или ехать в архив, чтобы искать там бумагу;
- возможность хранения материалов, которых по какой-то причине не существует в бумажном виде;
- возможность восстановления архива при утрате физического хранилища и его содержимого;
- простое и удобное распределение прав доступа и использования.
Этапы создания электронного архива
Для того, чтобы организовать электронный архив в вашей компании, вам необходимо пройти следующие этапы:
- сканирование всех документов — для этого нередко требуется сложное, современное оборудование, так как, помимо стандартных бумаг формата А4, у компаний могут быть чертежи, схемы, конструкторская документация, а также ветхие экземпляры;
- создание программного обеспечения или адаптация имеющегося софта под нужды вашей компании;
- загрузка всех отсканированных документов;
- настройка работы программы;
- обучение сотрудников.
В большинстве случае выбор уже отработанного программного обеспечения становится более правильным и более выгодным решением, чем разработка софта для вас. Вам нужно просто приобрести лицензию и настроить программу, а не создавать все с нуля, обкатывая ее на практике и доводя до совершенства.
Примером такого оборудования становится «Этлас Софт», который предлагает установить компания «Первый Городской Архив» в рамках услуги по созданию электронного архива организации.